Zde naleznete odpovědi na vaše nejčastější dotazy. Pokud některá z níže uvedených otázek není relevantní, neváhejte se obrátit na kontaktní osobu, která je uvedena u vámi vybrané vzdělávací akce. Kontaktní údaje jsou uvedené vždy v dolní části webové stránky.
Pokud jste vyplnil/vyplnila registrační formulář na konkrétní akci, kterou naše společnost pořádá a/nebo organizačně zajišťuje, odesláním registračního formuláře jste nám poskytl/poskytla Vaše osobní údaje v rozsahu jejich vyplnění do formuláře (titul před a za jménem, jméno, příjmení, adresa, e-mail, telefon, stravování, kultura, ubytování na akci, fakturační údaje, měna). Rozsah osobních údajů se pro konkrétní akci může lišit. Určující je registrační formulář.
Pokud jste se registroval/registrovala na konkrétní akci telefonicky, rozsah osobních údajů odpovídá osobním údajům poskytnutým telefonicky.
Účelem zpracování Vašich osobních údajů je zajištění Vaší účasti na konkrétní akci ze strany naší společnosti, včetně všech souvisejících aktivit (např. vyhotovení prezenční listiny, jmenovky, rezervace místa k sezení apod.). Současně tyto údaje slouží k vyúčtování našich služeb po skončení akce.
Právní základ pro zpracování je splnění smlouvy, kterou s naší společností uzavíráte. Její předmět odpovídá výše popsanému účelu, tj. zajištění Vaší účasti na příslušné akci, včetně souvisejících aktivit.
Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).
Naše společnost spolupracuje na přípravě akcí s dalšími subjekty, tzv. odbornými garanty (např. asociace, odborná společnost, sdružení apod.).
Naše společnost je zpravidla pořadatelem i organizátorem akce. V takovém případě je tzv. správcem osobních údajů, kdy zpracovává Vaše osobní údaje pro výše uvedené účely. Odborný garant je příjemcem Vašich osobních údajů.
Některé akce jsou organizovány naší společností z pověření odborného garanta – pořadatele akce. Pořadatel akce je v takovém případě správcem Vašich osobních údajů. Naše společnost vystupuje pouze v pozici jeho zpracovatele.
Kontaktní osobu uvádíme vždy přímo v registračním formuláři. Pokud by registrační formulář tuto informaci neobsahoval, nebo jste ji nenalezl/anebo ji z jiných důvodů chcete znovu obdržet, rádi Vám ji poskytneme na vyžádání na adrese sabina@ahoupr.cz
Pro některé akce může být potřebné ověřit platnost Vašeho členství v odborné asociaci či jiné organizaci, která se na akci podílí (jako odborný garant nebo pořadatel). Za tímto účelem bude naše společnost jako správce, nebo jako zpracovatel pro správce – pořadatele akce, zpracovávat Vaše osobní údaje zadané při registraci. V rámci tohoto zpracování budeme kontaktovat příslušnou organizaci, aby Vaše členství potvrdila.
Toto zpracování provádíme na základě oprávněného zájmu správce na zjištění platnosti Vašeho členství. Bez takového ověření Vás nemůžeme zaregistrovat a/nebo Vám nebudeme moci v rámci akce poskytnout případné výhody s členstvím spojené.
V případě, že žádáte o zvýhodněný registrační poplatek, nebo jinou výhodu, která je podmíněná Vaším věkem nebo jiným atributem, bude naše společnost potřebovat před poskytnutím výhody ověřovat splnění dané podmínky (ověřit Váš věk apod.). S ohledem na to může po Vás vyžadovat poskytnutí kopie dokladu totožnosti. Na dokladu totožnosti jsou uvedeny osobní údaje, které tímto naší společnosti zpřístupníte.
Naše společnost kopii dokladu použije pouze k účelu ověření splnění podmínky (ověření věku) a poskytnutí výhody (zvýhodněné ceny registrace). Po ověření splnění podmínky kopii Vašeho dokladu totožnosti vymaže. Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je oprávněný zájem správce na ověření podmínky pro poskytnutí výhody.
Pokud jste správci poskytl/poskytla Váš abstrakt nebo jiné dílo určené pro vyhodnocení a/nebo zařazení do odborného programu akce, bude správce zpracovávat Vaše osobní údaje uvedené v rámci elektronického formuláře k vyhodnocení a příp. zařazení Vašeho díla do programu akce. O zařazení/nezařazení budete správcem informováni.
Takové zpracování je založeno na oprávněném zájmu správce na zajištění odborného programu akce. Vaše osobní údaje pro tento účel bude správce zpracovávat po dobu trvání příslušné akce do uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).
V případě následného uveřejnění Vašeho díla v návaznosti na akci správce uveřejní i Vaše jméno a příjmení, příp. titul, za účelem označení Vás jako autora díla. Toto zpracování správce provádí na základě právní povinnosti, která se na organizátora vztahuje dle autorského zákona. Vaše osobní údaje budou uveřejněny po dobu, dokud bude uveřejněno i Vaše dílo.
Seznam účastníků může být vypsán v tištěné prezenční listině u registrace na místě prezenční vzdělávací či společenské akce, pokud není uvedeno jinak.
Přihlášením na akci účastníci berou na vědomí a souhlasí s tím, že během akce mohou být pořízeny fotografie, zvukové záznamy nebo videozáznamy, které mohou zahrnovat rozpoznatelné fotografie, jména účastníků nebo jejich jména a tyto mohou být dále rozmnožovány a rozšiřovány na webu akce.
Akce se koná na veřejném prostranství a účastníkům, vystavovatelům, sponzorům a médiím je povoleno fotografování, videozáznam nebo zvukové nahrávky některých kongresových aktivit. Pořadatel si vyhrazuje právo použít fotografie pořízené na akci s Vaší fotografií na sociálních médiích a/nebo v budoucích marketingových materiálech. Organizátor neodpovídá za použití Vaší fotografie třetí stranou. V případě dotazů v souvislosti s pořizováním fotografií, zvukových a obrazových záznamů se můžete obrátit na pořadatele prostřednictvím kontaktů uvedených na webových stránkách pořadatele www.ahou.cz.
Obsah, grafická vyobrazení, zvukové nahrávky, videosekvence a texty na webových stránkách, které jsou zveřejněné společností Ahou Public Relations, s.r.o. podléhají autorským právům. Šíření, rozmnožování nebo užití grafických vyobrazení, zvukových nahrávek, videosekvencí a textů v jiných elektronických nebo tištěných publikacích bez výslovného souhlasu autora není přípustné.
V případě, že jste si u naší společnosti objednal/objednala vedle registrace na akci i zajištění dalších služeb (např. ubytování, strava apod.), budeme zpracovávat Vaše osobní údaje také pro účely zajištění konkrétně poptávané služby.
Pro tento účel bude naše společnost zpracovávat Vaše osobní údaje vyplněné do registračního formuláře a/nebo objednávky, zejména titul před a za jménem, jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje, a to v závislosti na povaze služby, kterou jste objednal/objednala.
Naše společnost zajišťuje tyto služby pouze organizačně, tj. neposkytuje přímo uvedenou službu. Pro tento účel spolupracuje s jinými subjekty, které službu poskytují (hotely, přepravní společnosti, taxislužby, stravovací zařízení apod.). Pro účely poskytnutí konkrétní služby budou Vaše osobní údaje předány konkrétnímu příjemci – poskytovateli služby. Bližší informace o příjemci Vašich osobních údajů se dozvíte v průběhu naší komunikace, případně na základě Vaší žádosti.
Vaše osobní údaje zpracováváme pro tento účel po dobu trvání příslušné akce a/nebo poskytování dané služby, dále po dobu do celkového vyúčtování služeb a uzavření akce a dále je archivujeme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy (zákon o účetnictví, daňové právní předpisy).
Pro toto zpracování je správcem naše společnost.
Daňové doklady jsou zasílány na e-mailovou adresu, kterou jste vyplnili v sekci Fakturační údaje v registrační formuláři.
Zkontrolujte ostatní záložky na svém emailu jako spam / nevyžádána pošta / promoakce / sociální sítě...
Pokud zprávu s dokladem nenaleznete ani zde, kontaktujte kontaktní osobu, která je uvedena u Vámi vybrané vzdělávací akce.
Registrace k odběru newsletteru
Pokud jste se registroval/a na námi organizovanou nebo pořádanou akci, můžeme Vás oslovit s dotazem, zda máte zájem o odběr newsletteru Ahou. V případě Vašeho souhlasu Vám zašleme odkaz na registrační formulář. Po jeho vyplnění a odeslání obdržíte na svůj e-mail ověřovací zprávu (tzv. double-opt-in), kterou je nutné potvrdit. Potvrzením této zprávy udělujete souhlas se zasíláním našeho newsletteru.
Správce osobních údajů
Správcem Vašich osobních údajů je společnost Ahou Public Relations, s.r.o. (IČ: 275 07 971, DIČ: CZ 275 07 971), zapsaná v obchodním rejstříku pod spisovou značkou C 221854.
Jaké osobní údaje zpracováváme a za jakým účelem?
Vaše osobní údaje budou zpracovávány za účelem pravidelného zasílání newsletteru Ahou, který obsahuje informace o našich akcích, novinkách a dalších souvisejících službách. Za tímto účelem zpracováváme následující osobní údaje: jméno a příjmení, e-mailovou adresu, profesi, případně název subjektu, kde profesně působíte.
Předávání osobních údajů
Pro rozesílku newsletterů využíváme externí služby platformy Ecomail. Osobní údaje mohou být předány zpracovateli za účelem technického zajištění rozesílky. Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečené databázi a nejsou zpřístupněny třetím stranám, kromě zpracovatelů zajišťujících technickou podporu rozesílky.
Právní základ zpracování
Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů je Váš souhlas, který jste udělili vyplněním registračního formuláře a jeho potvrzením prostřednictvím ověřovací e-mailové zprávy.
Doba uchování osobních údajů
Vaše osobní údaje budou uchovávány po dobu tří let od udělení souhlasu. Po uplynutí této doby Vás oslovíme e-mailem s reaktivační zprávou, kde se můžete rozhodnout, zda chcete v odběru newsletteru pokračovat. Pokud svůj souhlas potvrdíte, proces registrace bude zopakován.
Odvolání souhlasu
Souhlas se zasíláním newsletteru je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu v každém newsletteru nebo zasláním žádosti na e-mail: sabina@ahoupr.cz. Po odvolání Vašeho souhlasu již nebudeme newslettery zasílat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Vaše práva podle GDPR
V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) máte právo:
- na přístup ke svým osobním údajům,
- na opravu nebo vymazání osobních údajů,
- na omezení zpracování,
- na přenositelnost údajů,
- vzést námitku proti zpracování,
- podat stížnost u dozorového orgánu (v ČR je to Úrad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz).
Pro uplatnění Vašich práv se můžete obrátit na e-mailovou adresu sabina@ahoupr.cz.
Ochrana osobních údajů
Vaše osobní údaje jsou chráněny odpovídajícími technickými a organizačními opatřeními proti neoprávněnému přístupu, ztrátě či zneužití.
